a3を頻繁に印刷するかどうかがコピー機購入のポイント

a3を頻繁に印刷するかどうかがコピー機購入のポイント

コピー機でどれくらいの用紙を頻繁にコピーするのかによって、使用するコピー機も異なるでしょう。大き目の用紙をコピーすることが多い場合、a3をコピーできる物を購入したほうが利用しやすくなります。

どれくらいの頻度でコピーをするのかによって、購入するべき機械は大幅に異なるため、自社のコピー頻度を把握してから申し込みましょう。


自社でどの機能を優先して利用するか

大きさによってコピー機を購入するのか、あるいは機能によってコピー機を購入するのかによって、自社の作業効率も大幅に異なります。自社の作業効率によい影響を与えるコピー機を購入することで、業績アップにつながるでしょう。

頻繁にコピー機を使う企業にとっては、1台ではたらないことも珍しくありません。複数台用意する場合には、機能を考えて用意することが重要です。たとえば、自社でコピー機単体での利用か、複合機を利用したいと考えているのかによって、購入する価格帯や設置する場所も大幅に異なってきます。

コピー機単体のほうが複合機よりもはるかにリーズナブルであり、複合機は多数の機能がついているため価格が高めになることも珍しくありません。また、量が多ければ多いほどコピーが早くできる機械を導入したほうが作業効率もアップする為、自社でどれくらいコピーをするのかを把握して導入するべきです。

スキャナを優先してコピーがそれほど多くない場合には複合機でコピー機能よりもスキャナ技術が優れている物を利用するべきですし、コピーの量が多く毎月膨大な紙を使用している場合には高速でコピーを完了できる機械を導入しましょう。

汎用性の高い物を導入する

コピー機の部品やインクをはじめとした消耗品を使用する場合、手に入れやすさがコピー機の使用しやすさにつながります。専用のインクでなければ利用できない場合や、取り扱っている店舗が極端に少ない場合には、お店側の都合でインクや消耗品が届かなくなる恐れがあります。

社内のスペースの都合などで、インクをはじめとした消耗品のストックを置いておかないタイプの会社には向いていません。汎用性が高く、消耗品をいつどこに行っても見つけられるタイプのコピー機であれば、いざという時も利用しやすく、作業効率にも影響を及ぼさないため安心です。

1つの店舗に消耗品が置いてないだけで使用できなくなるタイプよりも、複数の店舗で消耗品を取り扱っているタイプのコピー機を利用しましょう。

出入りしている専門の業者がいる場合には、消耗品を常日頃からストックしておくのであれば問題ありません。出入りの業者が定期的に訪問する時に、ストックの分まで用意してもらうようにすれば、お盆や夏季休暇のような業者が長期的な休みの時にもストックを使えばすみます。

ただしストックしておくスペースがないなど会社都合の事情がある場合には、汎用性の高いコピー機を購入したほうが安心です。汎用性の高い機械なら、業者が休みのときでも手軽に消耗品を手に入れられる利便性があります。

業種によって多少選ぶ機種が変わる

印刷する時のクオリティに対して気を配らなければならない業種の場合には、印刷する時の字や図柄のクオリティが美しい物を選びましょう。とくにデザイン系の業種の場合には、印刷する時にクオリティの高いコピーが求められます。

a3でも品質の高い印刷を求める場合には、印刷クオリティの高いメーカーのコピー機を導入しましょう。文書を大量に正確に印刷する業種、例として弁護士や税理士のような職業の場合には、印刷するスピードを確認しましょう。

スピーディーな対応を求められる業種の場合、「ウォームアップタイム」が短めなものを選んでください。「ウォームアップタイム」とは、電源を入れて印刷できるようになるまでにかかる時間を指し、電源を入れてすぐに印刷できるかどうかによって、仕事の効率にも大きく影響するからです。

また、コピーのスピードに対しても自社の希望する内容のスピードで印刷できるかどうか、確認してください。機種によっては高速で印刷できるものも多く、とくに最新機種であればすばやく大量に印刷しやすいといわれています。

また、ファーストコピーと呼ばれる、コピーを早く行う機能に優れた機械であれば、スピーディーに印刷できるため、業務の効率もアップするでしょう。

アフターケアに対応しているかどうか

機種ではなく、メーカー共通のポイントといえますが、メンテナンスやアフターケアに対して手厚いサポートがあるかどうかも、コピー機を買うときに必要といえます。とくにメーカーによって保証期間が異なる場合もあるため、機種を選ぶ前にメーカーの情報を確認しておくことが重要です。

保証期間とメーカーの評判を確認することで、アフターケアに手厚いコピー機メーカーかどうか判断できます。アフターケアに対して配慮している会社の場合、クチコミサイトで評判が確認しやすいです。また、複数のSNSでも評判をチェックしやすいため、SNSでその会社の名前で検索し評判を確認しましょう。

なお、会社によっては代理店にメンテナンスやアフターケアの作業を代行依頼しているところも少なくありません。代理店や下請けの会社の評判をチェックしておくと、更に詳しい情報を見つけられるでしょう。クチコミでアフターケアが手厚い会社をチェックしてから、購入する機種を決めることが、自社の作業効率アップと相性の良いコピー機を見つけるために最適といえます。

社員達が使用法を理解しやすいか

使用する社員達が用紙詰まりやインク切れのときに、対応しやすい機種かどうかも判断する基準といえます。

とくにa3のような大きな紙では、詰まってしまうと作業に大きな差しさわりが出てくるでしょう。紙の大きなタイプでもスムーズに紙交換や、つまりの解消、更にインク交換などができる機種であれば、ある程度トラブルが発生しても応急処置が可能です。

利用している物によっては作業が煩雑となるため、インク切れや用紙のつまりはメーカーの担当者に依頼するしかない所もあります。しかし、応急処置をスピーディーに効率よく行えれば、万が一のトラブルも社員が解決し、作業効率を下げずに済むでしょう。

コピー機のマニュアルがわかりやすいことや、トラブルシューティングに対応しやすい物かどうかで、自社に導入するか検討しやすいです。